{Es gibt Produktivitätstipps, von denen wir alle schon hunderte Male gelesen haben. Es gibt Tipps, von denen wir wissen, dass sie funktionieren, aber... irgendwie wenden wir sie trotzdem nicht an. Es gibt keine Veränderung, wenn man sich nicht bemüht, seine Gewohnheiten neu zu ordnen, wenn man nicht darüber nachdenkt, warum man die Dinge so tut, wie man sie tut, und wenn man nicht zugibt, dass man manchmal ein bisschen schummelt. Vor allem uns selbst.

Nachfolgend finden Sie Methoden für produktiveres und sinnvolleres Arbeiten, die sich für mich bewährt haben und auf unserer Teamerfahrung bei USEO basieren, aber auch in anderen Branchen erfolgreich eingesetzt werden können. Einfache Methoden, die funktionieren - solange sie umgesetzt und an den individuellen Kontext angepasst werden.

Notizen machen und Erinnerungen setzen

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To-do-Liste ist ein grundlegendes Werkzeug, aber ich habe eine Weile gebraucht, um zu erkennen, dass ich es brauche. Früher hatte ich den Eindruck, dass ich mir alles merken würde, dass ich mir alles merken sollte. Jetzt weiß ich, dass es effektiver ist, aufzuschreiben und... sich überhaupt nicht zu erinnern.

Wenn mir etwas einfällt, während ich eine andere Aufgabe erledige, schreibe ich es auf die Liste, lege Datum und Uhrzeit für die Erinnerung fest und vergesse es sofort wieder. Das ist befreiend - Dutzende von kleinen Dingen nehmen nicht den Speicher meines Gehirns in Anspruch, ich werde nicht durch den ständigen Gedanken abgelenkt, etwas nicht zu vergessen, und es ist einfach viel weniger stressig. Nicht erledigte Aufgaben sind wie Benachrichtigungen, die ständig in Ihrem Kopf auftauchen. In Zeiten der totalen Reizüberflutung ziehe ich es vor, eine bestimmte Erinnerung zu haben, die auf meinem Telefon oder Computer erscheint, wenn ich mich darum kümmern muss, anstatt Dutzende von wiederkehrenden Gedanken in meinem Kopf zu haben.

Gewöhnlich schreibe ich in meine To-Do-Liste Aufgaben wie: eine Rechnung ausstellen, eine E-Mail senden, Dokumente ordnen, jemanden kontaktieren oder sogar, was ich später am Nachmittag in einem Lebensmittelladen kaufen soll. Ich führe die Aufgabe aus, wenn die Benachrichtigung erscheint, hake sie ab und vergesse sie. Ich setze auch Erinnerungen für Besprechungen und wichtige Ereignisse, aber das mache ich im Kalender.

Notizen erfüllen für mich eine andere Funktion. Sie sind eine Sammlung von Informationen, auf die ich von Zeit zu Zeit zurückkomme. Sie sind viel weniger dynamisch als eine To-Do-Liste. In meinen Notizen bewahre ich zum Beispiel den Inhalt von Stellenanzeigen, Informationen über Bewerber, Einstellungsfragen und Unternehmensdaten auf, die ich oft benötige (Notizen können verschlüsselt werden, so dass alles sicher ist). Ich habe auch Codeschnipsel darin, die ich oft verwende.

Natürlich muss jeder dieses System an sich selbst anpassen - vielleicht braucht jemand eine To-Do-Liste, vielleicht braucht jemand keine Benachrichtigungen, oder vielleicht braucht jemand einfach mehr davon. Für mich ist das Wichtigste, dass alle Anwendungen, die ich benutze, sowohl in das Telefon als auch in den Computer integriert werden können. Dann habe ich alles zur Hand, nicht nur im Büro.

Erledige das, was du nicht tun willst, zuerst

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Wir alle haben Aufgaben, die wir hassen. Oder Aufgaben, die wir nicht angehen können, weil wir nicht wirklich wissen, wie. Das Problem ist, dass sie uns irgendwann einholen werden, selbst wenn wir sie vermeiden. Niemand wird sie für uns erledigen, und je länger wir es hinauszögern, desto mehr wollen wir es nicht. Wahrscheinlich kennen Sie dieses Gefühl, wenn eine unerwünschte Aufgabe den ganzen Tag auf Ihnen lastet, wenn Sie immer wieder denken "oh nein, ich muss mich noch um DIESE eine Sache kümmern", wenn Sie mehr Energie darauf verwenden, diese Aufgabe zu vermeiden und hundert andere, weniger wichtige Dinge zu tun, als Sie aufwenden würden, um das zu tun, was Sie wirklich tun sollten.

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Die Lösung ist einfach, aber nicht leicht. Machen Sie es gleich morgens.

Finden Sie Zeit, um sich voll und ganz zu konzentrieren

Der Wechsel des Kontexts kostet viel Energie und Konzentration. Das Schreiben desselben Codes wird Sie viel mehr Zeit kosten, wenn Sie hin und wieder von jemandem nach etwas gefragt werden, ans Telefon gehen oder die E-Mails beantworten, die Sie gerade erhalten haben. Jedes Mal, wenn Sie Ihren Fokus wechseln, müssen Sie herausfinden, wo Sie aufgehört haben, und sich wieder aufraffen.

Wenn Sie also eine Aufgabe vor sich haben, die sich nicht in kleinere Aufgaben aufteilen lässt, planen Sie ein Zeitfenster ein, in dem Sie sich nur mit dieser Aufgabe beschäftigen. Idealerweise dann, wenn Sie am produktivsten sind und niemand Sie stören wird. (Übrigens: Überprüfen Sie, zu welchem Zeitpunkt des Tages Sie am produktivsten sind, das zu wissen ist sehr nützlich).

Persönlich beende ich meine Arbeit manchmal etwas früher, komme nach Hause, ruhe mich kurz aus und setze mich abends wieder an die Arbeit. Auf diese Weise habe ich ein paar Stunden Zeit, in denen mich niemand unterbricht. Diese Methode funktioniert auch gut, wenn Sie morgens gerne sehr früh aufstehen. Man kann diese wenigen Stunden, bevor alle anderen zur Arbeit kommen, nutzen, um die wichtigsten Dinge zu erledigen.

Probleme entstehen, wenn man tagsüber ein solches Zeitfenster finden muss. Schließlich darf ich von meinen Mitarbeitern nicht erwarten, dass sie nach Hause kommen und den ganzen Abend der Arbeit widmen. Wenn jemand Teamleiter ist und ein großes Team hat, reicht es, wenn sich alle jeden zweiten Tag wegen einer Sache bei ihm melden und er plötzlich keine Chance mehr hat, seine eigene Arbeit zu erledigen.

In so einem Fall kann man folgende Regel einführen: an diesem oder jenem Tag, zu solchen und solchen Zeiten, bin ich nicht erreichbar. Oder setzen Sie einen Status auf Slack, ich bin beschäftigt und - solange nichts so sehr brennt, dass Sie das Feuer nicht selbst löschen können - kümmere ich mich später darum.

Wir haben in USEO auch die gegenteilige Regel - wenn Sie keine Lust auf Arbeit haben, machen Sie eine Pause. Wenn Sie bei der Arbeit sitzen sollen, nur um auf Ihrem Stuhl zu sitzen, sollten Sie besser nach Hause gehen, sich ausruhen, schlafen oder spazieren gehen. Der Arbeitsfortschritt wird genau derselbe sein, aber zumindest werden Sie besser in Form sein und die Aufgabe morgen oder in ein paar Stunden dreimal so schnell und schmerzlos erledigen.

Kümmern Sie sich um Ihre Arbeitsumgebung

Wir alle brauchen einen Computer, ein Telefon, einen Schreibtisch, einen Stuhl irgendeiner Art. Wir haben auch einen Platz zum Arbeiten im Büro oder zu Hause. Wenn Sie können, sollten Sie sich für Werkzeuge entscheiden, die uns glücklich machen. Werkzeuge, die nicht nur die Arbeit für uns erledigen, sondern auch schön aussehen und die man gerne benutzt. Schließlich benutzt man sie ja jeden Tag. Ich persönlich liebe technische Innovationen. Wenn ich die Möglichkeit habe, einen neuen Computer zu bekommen, möchte ich sofort mehr arbeiten, alles ausprobieren.

Für andere ist der Arbeitsplatz vielleicht wichtiger - ein bequemer Stuhl oder ein Platz unter dem Schreibtisch, um die Füße abzustellen. Oder dass das Büro viel natürliches Licht oder Pflanzen hat. Manchmal lohnt es sich auch, mit zwei Monitoren, einem Stehpult oder einer mechanischen Tastatur zu experimentieren, obwohl ich festgestellt habe, dass die meisten Programmierer im Laufe der Jahre zur Einfachheit zurückkehren. Junge Leute wollen fast immer zwei Monitore haben, sie experimentieren mit der Dvorak-Tastatur, verbringen viel Zeit damit, sich daran zu gewöhnen, und dann kehren sie zur Standardtastatur zurück. Aber vielleicht ist es eine Herausforderung, die sie brauchen, um ihre Kreativität oder ihr Engagement zu steigern, zumindest vorübergehend.

Für diejenigen, die aus der Ferne arbeiten, empfehle ich, von Zeit zu Zeit die Umgebung zu wechseln, zum Beispiel in einem Café zu arbeiten oder einen Coworking Space zu nutzen. Das menschliche Gehirn mag Veränderungen und arbeitet besser, wenn wir ihm neue Reize bieten. Manchmal reicht es schon aus, sich auf einen anderen Stuhl am Tisch zu setzen oder den Schreibtisch umzudrehen.

eine gesunde Lebensweise führen

Ein gleichmäßiger Tagesrhythmus, gesunde Ernährung und Sport - etwas, das wir alle kennen, aber erst im Erwachsenenalter erkennen, dass es wirklich einen großen Einfluss auf uns hat. Solange wir noch jung sind, haben wir eine größere Verarbeitungskapazität. Es kann sein, dass wir nicht schlafen oder essen, und wir spüren den Unterschied gar nicht so sehr. Später merken wir, dass einfache Dinge wie regelmäßiger Schlaf und wertvolle Nahrung unser Wohlbefinden und unsere Konzentrationsfähigkeit beeinflussen. Wir merken auch, dass wir uns durch körperliche Übungen nicht nur körperlich, sondern vor allem geistig besser fühlen.

Meine Erfahrung ist, dass ich bei einem geregelten Tagesablauf eine Stunde weniger schlafen kann und trotzdem erfrischt bin. Der Körper muss seine tägliche Unruhe nicht kompensieren.

Denken Sie über Ihre Arbeitsweise nach

Gehen Sie nur zu Sitzungen, bei denen Sie unbedingt gebraucht werden. Diese Regel sollte unbedingt überall angewendet werden. Versuchen Sie, sich selbst zu fragen: "Wird dieses Meeting jeden Dienstag um 13 Uhr ohne Sie sicher nicht gelingen?".

Teilen Sie große Aufgaben in kleine auf, die Sie relativ schnell erledigen können. Wenn der Fortschritt sichtbar ist, wächst die Motivation. Machen Sie sich Notizen im Code, Zusammenfassungen einzelner Teile - das wird beim nächsten Ansatz leichter umzusetzen sein.

Vermeiden Sie Tätigkeiten, die Sie nur aus Gewohnheit machen. Sie haben sie schon immer getan, aber sind sie wirklich notwendig? Müssen Sie die E-Mail beantworten, die gerade angekommen ist, oder warten Sie, bis Sie mit dem fertig sind, was Sie gerade tun?

Konzentration. Haben Sie in der letzten Stunde wirklich gearbeitet und in der Zwischenzeit Ihre E-Mails gecheckt, drei Arbeitsanrufe entgegengenommen, einen weiteren Produktivitätstext gelesen und sich gefragt, was es heute zum Abendessen gibt? Und Sie dachten, Sie arbeiten immer noch, richtig?

Sie werden im Internet unzählige Produktivitätstipps finden. Keiner davon funktioniert jedoch ohne Ihre Aufmerksamkeit und Ihren Einsatz.